CACFP a través de My Food Program
Qué envía RoundUp a My Food Program y cuándo, la página Programa de alimentos del portal para directores, los formularios de ingresos de las familias, los menús y cómo resolver los registros que no se envían.
Los nombres de botones y pantallas aparecen como se ven con el portal para directores en español. Para cambiar el idioma, abra el menú de su cuenta en la barra superior y elija Idioma → Español.
Qué hace
Si su centro participa en el CACFP a través de My Food Program, RoundUp mantiene al día su sitio de My Food Program para que usted no tenga que ingresar nada dos veces. El trabajo se reparte así:
- RoundUp envía los niños que usted inscribe, sus horas diarias de entrada y salida, las comidas que recibe cada niño y la lista de cada salón.
- My Food Program se encarga de los formularios de inscripción e ingresos de cada familia, determina la elegibilidad y prepara su reclamo.
Los menús pueden ir en cualquiera de las dos direcciones, o en ninguna. Usted elige.
Antes de empezar
- Su centro necesita un sitio en My Food Program. Su patrocinador crea los sitios en My Food Program, no en RoundUp.
- RoundUp conecta su centro con ese sitio. Escriba a support@roundupece.com con el nombre de su centro y su sitio de My Food Program. Solo el personal de RoundUp puede conectar o desconectar un sitio, porque la conexión decide a dónde van los registros de los niños. Hasta que esté conectado, la página Programa de alimentos dice Aún no está conectado.
- Revise primero los nombres y las fechas de nacimiento. Si algunos de sus niños ya están en My Food Program, RoundUp los encuentra por nombre y fecha de nacimiento, así que asegúrese de que ambos coincidan antes de que se conecte su sitio. Un niño con el nombre escrito de otra forma se agrega como una persona nueva.
- Pregúntele a su patrocinador por los días anteriores. Cada noche, RoundUp envía la asistencia y las comidas de la última semana. My Food Program solo acepta días anteriores a hoy cuando su patrocinador activó Allow attendance and meal counts from child care management software for days in the past (en My Food Program, en Setup → Sponsor Setup).
- Necesita acceso de director o administrador para abrir la página Programa de alimentos.
En los 15 minutos siguientes a la conexión de su sitio, RoundUp envía a My Food Program a todos los niños inscritos en su centro en ese momento. Corrija los nombres y las fechas de nacimiento antes de pedirnos que lo conectemos.
La página Programa de alimentos
En el portal para directores de RoundUp, abra Programa de alimentos (en Registros), o vaya a Integraciones y elija My Food Program. La primera tarjeta muestra:
- Conectado a y el nombre de su sitio de My Food Program,
- Último envío: cuándo envió RoundUp registros por última vez, y la zona horaria en la que se envían las horas (la de su sitio, según My Food Program),
- Inscripciones: Automático, cada 15 minutos,
- Menús: en qué dirección van los menús.
Debajo están las filas para importar y exportar, Niños, Formularios CACFP de las familias, Menús y Alimentos del menú. Cada una se explica más abajo.
Qué se envía y cuándo
| Qué | Cuándo |
|---|---|
| Niños nuevos y bajas | Cada 15 minutos |
| Cambios en los nombres y las fechas de nacimiento de los niños, y en los datos de contacto de los tutores | Cada noche |
| Listas de los salones | Cada noche |
| Asistencia y conteos de comidas de los últimos 7 días | Cada noche |
| Menús de los próximos 14 días, en la dirección que eligió | Cada noche |
Volver a enviar los mismos días no causa problemas. RoundUp primero lee lo que ya tiene My Food Program: los registros que ya tiene se dejan como están y los que cambiaron se actualizan. Si un paso falla, los demás se ejecutan igual.
Niños y hogares
Usted no inscribe a los niños en My Food Program. Cada niño que inscribe en RoundUp se envía en menos de 15 minutos, junto con el nombre, el correo electrónico y el teléfono de sus tutores, y el domicilio de la familia cuando su solicitud de inscripción lo tiene. Los hermanos van en el mismo hogar, así que cada familia llena un solo formulario de ingresos.
Cuando un niño se da de baja en RoundUp, también se da de baja en My Food Program, con su fecha de salida (o la de hoy, si no tiene). My Food Program muestra el día anterior a esa fecha como su último día activo. Si vuelve a inscribir al niño, se reactiva. Un niño marcado como inactivo en lugar de dado de baja sigue inscrito.
Inscribir niños ahora, en la tarjeta Niños, hace ese mismo paso de inmediato y le dice cuántos niños se inscribieron, cuántos coincidieron con alguien que ya estaba en My Food Program y cuántas bajas se registraron. Si un niño no se pudo enviar, aparece con el motivo que dio My Food Program. Corrija el expediente del niño en RoundUp y se volverá a intentar automáticamente.
Asistencia y conteos de comidas
La asistencia son las horas de entrada y salida de cada niño, sin importar cómo se registraron. Un día que usted cambia a ausente en RoundUp se quita de My Food Program la próxima vez que se envíe la asistencia.
Los conteos de comidas vienen de la pantalla Conteo de comidas de la app, que es por niño: Más → Día en el salón → Conteo de comidas. Elija la comida y toque a cada niño que la recibió. Si vuelve a tocar a un niño, se desmarca, y esa comida se quita de My Food Program la próxima vez que se envíen las comidas. Cada comida va en la lista del salón del niño.
Los conteos de las pestañas Entradas y Punto de servicio de la hoja Informes CACFP de RoundUp (guía en inglés) son totales por grupo de edad y categoría, no por niño, así que no van a My Food Program. Si su reclamo se hace a través de My Food Program, registre las comidas en Conteo de comidas.
RoundUp solo quita los registros que envió. Lo que se ingresó directamente en My Food Program se queda, igual que un día que se editó allí en varias entradas y salidas.
Formularios CACFP de las familias
Cuando un niño queda inscrito en My Food Program, su familia recibe un enlace para llenar los formularios de inscripción e ingresos del CACFP. Formularios CACFP de las familias muestra el formulario de cada hogar y en qué estado está:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Solicitado | El formulario se envió. La familia todavía no lo abre. |
| Abierto | La familia ya lo empezó. |
| Completada | La familia lo entregó y está esperando revisión en My Food Program. |
| Aprobado | Se aprobó en My Food Program. Los formularios aprobados aparecen como PDF 1, PDF 2, etc. |
| Rechazado | No se aprobó en My Food Program. Su patrocinador le puede decir por qué. |
En un formulario sin terminar, Copiar enlace copia el enlace del formulario de la familia para que usted se lo vuelva a enviar.
La elegibilidad se decide en My Food Program. Si su reclamo se hace a través de My Food Program, no necesita ingresar formularios de ingresos en la hoja Informes CACFP de RoundUp.
Menús y alimentos
En la tarjeta Menús, elija en qué dirección van los menús:
- RoundUp → My Food Program: los menús que planifica en RoundUp se envían a My Food Program.
- My Food Program → RoundUp: los menús planificados en My Food Program aparecen en RoundUp. Si ya ingresó en RoundUp un menú para el mismo día y la misma comida, se conserva.
- Desactivada: los menús no se sincronizan.
Para enviar menús, My Food Program necesita saber a cuál de sus alimentos corresponde cada elemento de su menú. Un elemento con exactamente el mismo nombre que un alimento de My Food Program coincide solo. Para los demás, use Alimentos del menú: junto a cada alimento de sus menús, elija el alimento de My Food Program que le corresponde. Los que no tienen pareja dicen Sin coincidencia, y al enviar un menú se nombran los elementos que no se pudieron relacionar. Actualizar lista de alimentos vuelve a cargar los alimentos de My Food Program. Hágalo primero si la lista está vacía o falta un alimento que esperaba.
My Food Program rechaza una comida en un día en que su sitio no la sirve, por ejemplo un almuerzo en sábado cuando el horario de su sitio es solo de lunes a viernes. El resto del menú se envía igual.
Enviar registros usted mismo
No tiene que presionar nada, pero puede hacerlo:
- Enviar ahora (primera tarjeta) hace en ese momento toda la sincronización de la noche.
- Exportar a My Food Program envía una sola cosa para las fechas que elija: Enviar asistencia y conteos de comidas y Enviar menús piden una fecha Desde y una Hasta, con un máximo de 31 días de diferencia; Listas de los salones y Cambios de inscripción envían lo que está vigente.
- Importar desde My Food Program → Importar menús y alimentos copia a RoundUp los menús de My Food Program para sus fechas. Solo funciona cuando Menús está en My Food Program → RoundUp.
Use Exportar cuando haya corregido asistencia o comidas de hace más de una semana, porque la sincronización de la noche solo cubre los últimos 7 días. Cada envío termina con una línea de resumen, por ejemplo cuántos registros se enviaron, se actualizaron, se quitaron o ya estaban al día.
Qué envía RoundUp
RoundUp le envía a My Food Program lo que necesita para el CACFP:
- el nombre, la fecha de nacimiento y el salón de cada niño,
- el nombre, el correo electrónico y el teléfono de sus tutores,
- el domicilio de la familia, si su solicitud de inscripción lo tiene,
- las horas de entrada y salida, y las comidas que recibió cada niño,
- sus menús, si decide enviarlos.
No se envía nada hasta que RoundUp conecta su centro con un sitio de My Food Program. My Food Program aparece en nuestra política de privacidad, y RoundUp tiene un acuerdo de procesamiento de datos con esa empresa.
Solución de problemas
"Attendance date outside of allowed range" o "Meal date outside of allowed range"
My Food Program solo está aceptando el día de hoy. Su patrocinador tiene que activar Allow attendance and meal counts from child care management software for days in the past (consulte Antes de empezar). Cuando esté activado, use Enviar ahora, o Exportar para fechas más antiguas.
"Shift number not valid for meal"
La comida cae en un día, o es una comida, que su sitio de My Food Program no sirve. Revise que la comida se haya registrado en el día correcto. Si su horario cambió, su patrocinador actualiza el horario del sitio en My Food Program.
Un niño no se pudo enviar
A su expediente en RoundUp le falta algo que My Food Program exige, o no coincide con lo que espera. El motivo aparece junto a su nombre en la tarjeta Niños después de Inscribir niños ahora. Corrija el expediente y se volverá a intentar automáticamente.
Un niño aparece dos veces en My Food Program
La copia que ya estaba en My Food Program tiene el nombre escrito de otra forma o una fecha de nacimiento distinta a la de RoundUp, así que no coincidió. Corrija el registro que esté mal y luego escriba a support@roundupece.com y a su patrocinador para que quiten la copia sobrante en My Food Program.
Una fecha de baja está mal
Una vez que My Food Program guardó una fecha de baja, no acepta una fecha posterior enviada desde RoundUp. Pídale a su patrocinador que la corrija en My Food Program. Los registros ya enviados de los días antes de la salida del niño se quedan allí.
"Aún no está conectado" o "My Food Program aún no está disponible"
Su centro todavía no está conectado con un sitio de My Food Program. Escriba a support@roundupece.com.
Preguntas
¿Sigo presentando el reclamo desde RoundUp?
No. My Food Program prepara su reclamo con lo que envía RoundUp. La exportación para CNPweb de Oregón de la hoja Informes CACFP de RoundUp (guía en inglés) es para los centros que presentan su propio reclamo.
¿Puedo desconectarlo yo mismo?
No. Escriba a support@roundupece.com y desconectaremos su sitio. RoundUp deja de enviar de inmediato; los registros que ya están en My Food Program se quedan allí.
¿Mi personal puede ver esta página?
La página Programa de alimentos es para directores y administradores. Los maestros registran las comidas en Conteo de comidas y toman la asistencia como siempre; eso es todo lo que se necesita de ellos.